當(dāng)今社會(huì)正在高速發(fā)展，人力資源管理對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，也越來(lái)越重要，hr軟件在這個(gè)時(shí)候就凸顯其重要性。

      在工作過程，經(jīng)歷過2次較大的制度匯編，今天從三個(gè)方面談?wù)劯形颉?/p>

一、關(guān)于統(tǒng)一格式 

      制度不僅僅是條款內(nèi)容，尤其是進(jìn)行匯編管理的時(shí)候，設(shè)計(jì)和統(tǒng)一格式顯得尤為重要。所以對(duì)制度進(jìn)行整理和編制的前提是建立統(tǒng)一的格式。制度的格式包括哪些方面呢，有哪些基本呈現(xiàn)呢，我們可以通過某公司編制制度的格式案例來(lái)理解和參考。

例： 

1、制度的文字要求 

      a.正文字體：主要使用宋體小四號(hào)字，突出強(qiáng)調(diào)部分可加粗。b.頁(yè)眉制度名稱：宋體小二號(hào)字（加粗）。其他文字：宋體小四號(hào)字。c.頁(yè)腳：使用宋體小五號(hào)字。

2、 制度名稱規(guī)范：（按制度的層級(jí)劃分） 

      a. 基本制度：指對(duì)公司（集團(tuán)公司或分公司）的基本組織規(guī)程和各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理所作的基本規(guī)定，是公司其他性質(zhì)制度的基本依據(jù)；此類制度標(biāo)題以“×××章程”、“ ×××制度”、“ ×××規(guī)程”形式出現(xiàn)，如公司章程、薪資管理制度等；b.程序規(guī)定：指各類動(dòng)態(tài)管理的工作程序及具體操作性規(guī)定，此類制度標(biāo)題以“×××程序”、“ ×××規(guī)定”、“ ×××流程”形式出現(xiàn)，如面試程序、車輛管理規(guī)定等；c.細(xì)則圖表：是指對(duì)公司制度、程序的補(bǔ)充支持性制度，此類制度的標(biāo)題以“×××細(xì)則”、“ ×××辦法” 、“×××標(biāo)準(zhǔn)”等形式出現(xiàn)。

3、制度的頁(yè)眉： 

      a.公司的LOGO、公司名稱；b.制度的名稱；c.制度的編號(hào)、版次（用A/B/C等表示重大修改次數(shù)，0/1/2/3等表示局部修改的版本）d.生效日期；e.受控情況（以O(shè)A發(fā)布為準(zhǔn)）；

4、制度的頁(yè)腳：第幾頁(yè) 共幾頁(yè) 

5、管理制度的層次劃分及編序 

      a.采用條款式，即貫通式章條結(jié)構(gòu)。b.每章可以再另分節(jié)、條、款、項(xiàng)。（分章節(jié)的寫作一般都擬制小標(biāo)題，一個(gè)條目表達(dá)一個(gè)意思，不可把幾個(gè)內(nèi)容包括在一個(gè)條目之中）c.制度按其內(nèi)容分成若干層次進(jìn)行敘述。層次的劃分一般不超過四層，層次的編號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，每?jī)蓚€(gè)層次之間加圓點(diǎn)，圓點(diǎn)加在數(shù)字的右下角。d.第一層次為“章”即“1”，其編號(hào)自始至終連續(xù)。以下層次統(tǒng)稱為“條”即“1.1，1.2,1.3………或1.1.1,1.1.2,1.1.3………”等，其編號(hào)只在所屬章、條的范圍內(nèi)連續(xù)。e.當(dāng)制度條文的內(nèi)容適于采用分行并列敘述時(shí)，其編號(hào)用小寫的英文字母（右下角加圓點(diǎn)）a.d.c..……順序表示。 f.“章”一般有標(biāo)題。“條”可有標(biāo)題，也可沒有標(biāo)題。但屬于用同一編號(hào)發(fā)布的制度，“章”、“條”有無(wú)標(biāo)題原則上應(yīng)一致。g.“章”、“條”的編寫應(yīng)放在左起頂格書寫。有標(biāo)題時(shí)，在編號(hào)后空一個(gè)字的位置再寫標(biāo)題，另起一行寫具體內(nèi)容。沒有標(biāo)題時(shí)，則在編號(hào)之后空一個(gè)字的位置再寫具體內(nèi)容。具體內(nèi)容前不加編號(hào)時(shí)，其每段的第一行均左起空兩個(gè)字的位置再書寫。自第二行起，以下各行均頂格書寫。

      其他，關(guān)于制度結(jié)構(gòu)和標(biāo)號(hào)及分類，就不一一列舉了。以上內(nèi)容作為格式的引導(dǎo)參考。

二、關(guān)于匯編的組織 

      一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)的制度包含方方面面，各個(gè)層面、職能和專業(yè)領(lǐng)域，覆蓋全面廣泛。但現(xiàn)實(shí)情況因公司而異，初創(chuàng)企業(yè)處于規(guī)章制度建設(shè)的初期，制度梳理和內(nèi)容較精簡(jiǎn)。經(jīng)過一定年數(shù)的積累和發(fā)展的成熟型企業(yè)，制度文件繁多，整理編制的工作量也常常比較大。因而在匯編的時(shí)候，要首先做個(gè)數(shù)量質(zhì)量摸底，評(píng)估下工作量，才決定如何來(lái)組織匯編。但不管怎么說(shuō)，制度匯編不是人資或行政某個(gè)部門能夠獨(dú)立完成的。比如人資部門牽頭，第一步格式統(tǒng)一的工作肯定要做，這個(gè)職責(zé)要明確。然后是公司層面的制度和不同部門的制度，就需要不同的職能代表參與進(jìn)來(lái)，按照格式完成整理編制。

      組織的概念就是人資一方面要成立編制的小組（名詞組織），另一方面要做好組織工作（動(dòng)詞組織）。

小組或委員會(huì)的架構(gòu)和成員一般包括這些： 

      1、組長(zhǎng)（決策與支持）：因?yàn)槭枪緦用娴墓ぷ鳎@個(gè)組長(zhǎng)必須是公司一把手，或分管行政公文的高管。他們的作用是將制度匯編工作提升公司高度，給予絕對(duì)的支持，授予編制人員尚方寶劍。 

      2、組織人員：負(fù)責(zé)整個(gè)工作的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)，從啟動(dòng)到結(jié)束，引領(lǐng)工作，階段性推進(jìn)和總結(jié)梳理。一般是牽頭部門的部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干，如人資經(jīng)理、主管、行政經(jīng)理等。

      3、分組成員：負(fù)責(zé)個(gè)自己職能下轄的制度整理匯編。一般由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)，并安排具體的工作人員推進(jìn)。職責(zé)明確是重要的前提，然后給總做設(shè)定總目標(biāo)和時(shí)間計(jì)劃節(jié)點(diǎn)，根據(jù)計(jì)劃組織首次啟動(dòng)會(huì)議，編制階段總結(jié)會(huì)議和專題會(huì)議，及編制綜合審查及總結(jié)會(huì)議。會(huì)議只是一種形式，目的是讓整個(gè)編制工作按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)高效推進(jìn)。在組織過程中的重點(diǎn)是輔導(dǎo)和爭(zhēng)議點(diǎn)的溝通協(xié)調(diào)處理，爭(zhēng)議過大，根據(jù)需要在不同層面，解決不同的問題，最終報(bào)決策層決定。

三、關(guān)于匯編成果與管理使用 

      經(jīng)過編制小組一段時(shí)間的細(xì)心耐心的工作，最后形成統(tǒng)一格式的制度匯編成果。編制的成果說(shuō)起來(lái)很簡(jiǎn)單，有電子文檔和紙質(zhì)兩種基本形式。包括制度目錄、制度分類和分級(jí)文件，可以說(shuō)是一本公司管理法典。 

      制度匯編作為公司檔案進(jìn)入檔案管理，注意信息安全保密，杜絕隨意傳播。面試的時(shí)候，偶爾會(huì)遇到一些候選人，口若懸河，說(shuō)自己能做全面管理，他手上就有公司的全部制度和流程。因?yàn)閾?dān)心外泄，編好了放在柜子里有什么用呢，和沒有遍有什么差別。并不是這個(gè)意思，安全是管理要求，后面就是如何使用。

      為了保證制度的合法合規(guī)，首先應(yīng)該召開一次職工代表大會(huì)，對(duì)制度進(jìn)行過堂，留下民主討論的程序。

      制度匯編印刷出來(lái)，一定是厚厚一本，甚至幾本，有沒有必要印刷。有，但是要控制數(shù)量。公司總經(jīng)理和其他授權(quán)人員，可以手持一本；公司檔案室可以根據(jù)部門數(shù)量來(lái)印刷10-20本存放，以備員工臨時(shí)借閱。制度匯編因?yàn)樯婕暗饺局贫龋诮栝喌臅r(shí)候要涉及幾個(gè)原則。一是，員工只可以借閱本職責(zé)范圍內(nèi)的制度，如需借閱其他領(lǐng)域制度，需要特別說(shuō)明經(jīng)過特批。二是，員工借閱制度文件，應(yīng)該走申請(qǐng)流程，本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門審核后方可借閱。三是，借閱時(shí)間和地點(diǎn)等做好規(guī)定，安裝監(jiān)控，借閱后只可以在檔案室指定地點(diǎn)閱讀，閱讀時(shí)間有一定限制。 

      制度匯編，無(wú)論是哪家公司，都是遲早要規(guī)范的工作。如果想讓工作輕松一點(diǎn)，就要在制度建設(shè)過程中過好格式的規(guī)范管理，這樣下來(lái)，最后的匯編可能就是建一個(gè)目錄這么簡(jiǎn)單的事了。所以制度建設(shè)要在格式方面打下功夫，這幾乎是一勞永逸的好事。在制度的合規(guī)性方面，做好民主程序的管理，防止到了勞動(dòng)糾紛時(shí)候，變成了一堆假制度。最后，注意檔案管理的安全性，只簽訂保密協(xié)議，只是防君子不防小人，應(yīng)該從借閱和使用流程上嚴(yán)格規(guī)范，排除各種外泄隱患。

      總的來(lái)說(shuō)，如果嫌以上工作比較麻煩，可以使用hr軟件來(lái)輔助自己，更好地管控公司。